Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van

Zwem- en polovereniging Thetis,

Gevestigd te Gendt,

Ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 401445582.

Thetis hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Thetis houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Thetis zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Thetis verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Aanmelden van leden bij KNZB
  • Informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Thetis de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  1. NAW (Naam, Adres, Woonplaats)
  2. Telefoonnummer
  3. Email adres
  4. Geboortedatum
  5. Geslacht
  6. Bankrekeningnummer
  7. KNZB-lidmaatschapsnummer
  8. (Digitale) pasfoto (in geval van waterpolo competitie)

Uw persoonsgegevens worden door Thetis opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiele administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Na de looptijd van de overeenkomst worden de gegevens genoemd onder a), b) en c) opgeslagen met als doel historische data (voor b.v. reünie), mits hiertoe toestemming verleend is middels de toestemmingsverklaring.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers zijnde bestuursleden, trainers en scheidsrechters, worden door Thetis verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

  • Aanvraag en administratie van Verklaring omtrent gedrag (VOG).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen vrijwilligersovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling kan Thetis de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  1. NAW (Naam, Adres, Woonplaats)
  2. Geboortedatum
  3. Geboorteplaats
  4. Geboorteland

Uw persoonsgegevens worden door Thetis opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men vrijwilliger is.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij verstrekken gegevens aan de volgende derde partijen voor:

  • KNZB, voor lidmaatschap administratie en wedstrijdformulieren;
  • Gemeente Lingewaard, voor subsidiebepaling;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Beveiliging persoonsgegevens

Zwem- en polovereniging Thetis treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Thetis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Foto- en filmopnamen en publicatie daarvan

Thetis ziet het belang in van zorgvuldigheid bij het maken van foto- en beeldopnamen en het publiceren daarvan. Daarbij hanteert zij de volgende richtlijnen:

  • Thetis wijst elk nieuw lid op de privacyverklaring over beeldgebruik.
  • Thetis zal bij door haar georganiseerde activiteiten kenbaar maken dat er mogelijk opnamen worden gemaakt. Dit kan via de website zijn, in programmaboekjes en uitnodigingen en ter plekke op de activiteit. Voor beelden gemaakt door derden zoals toeschouwers kan Thetis geen verantwoording dragen.
  • Een bezwaar tegen het maken van opnamen of publicatie zal door Thetis altijd gehonoreerd worden.
  • Thetis hanteert het gerechtvaardigd belang principe als er geen expliciete toestemming is gevraagd aan de betrokkene. Dit houdt in dat er zorgvuldig wordt gekeken naar de belangen van betrokkenen en van Thetis om beelden wel of niet te maken/publiceren.
  • Ook al is er sprake van gerechtvaardigd belang, dan zal Thetis alsnog beoordelen of beelden van een persoon die persoon kunnen schaden.
  • Voor minderjarigen geldt: er zullen nooit zomaar door Thetis genomen foto- of filmopnamen van minderjarigen door Thetis naar buiten worden gebracht; alleen als er expliciet toestemming is verkregen van de verantwoordelijke voor het kind, als er sprake is van een gerechtvaardigd belang. Thetis heeft echter geen invloed op beelden van toeschouwers bij openbare activiteiten.

Voor Thetis zijn onderstaande vormen van vastlegging van beeldmateriaal van gerechtvaardigd belang voor de vereniging:

  • Opnamen tijdens trainingen om sportprestaties te verbeteren (na de training zullen de beelden worden verwijderd).
  • Opnamen tijdens wedstrijden ter verslaglegging en promotie van de vereniging.

Ter verduidelijking nog wat voorbeelden van opnamen tijdens door Thetis georganiseerde activiteiten:

  • Het in beeld komen van personen tijdens het maken van een sfeeroverzicht van de activiteit is WEL toegestaan.
  • Het terloops in beeld komen van personen tijdens het interviewen van een ander persoon is WEL toegestaan.
  • Als een persoon zich ervan bewust is dat hij/zij wordt gefotografeerd of gefilmd en daarvoor poseert, is dat WEL toegestaan.
  • Wanneer een persoon in close-up wordt vastgelegd zonder dat hij/zij zich hiervan bewust is, is dat NIET toegestaan.

Bezwaar tegen het maken/publiceren van beeldmateriaal

Het is voor Thetis helaas niet haalbaar om expliciet voor elke activiteit toestemming voor beeldopnamen te vragen en dit te controleren. Daarom zal Thetis zorgvuldig steeds alle belangen van betrokkenen afwegen. Mocht u bezwaar willen maken tegen vastlegging en/of publicatie dan kunt u dit doorgeven aan de organisatie van de betreffende activiteit, of aan het bestuur: secretaris@thetisgendt.eu.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Thetis van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en hebben een geheimhoudingsverklaring getekend;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We hebben een procedure om regelmatig onze maatregelen te testen.

Links naar andere websites

De Thetis website kan links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Thetis. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. Thetis raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging van het privacy beleid

Thetis past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons privacyverklaring worden opgenomen. Thetis raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Thetis er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of Thetis wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Zwem en Polovereniging Thetis
Schoolstraat 10
6691 XS Gendt

secretaris@thetisgendt.eu of info@thetisgendt.eu

Via deze link kunt u de privacyverklaring downloaden.